働き方改革|業務効率改善(稟議編)①


働き方改革、生産性向上って言うけれど いったい何から始めれば良いの?

営業担当A君の一日 稟議編~仰る通りすぎて、顔を上げることができません・・・~



予想以上に資料作成に手間取ってしまい、すでに疲れ気味のA君。
デスクの卓上カレンダーに、何気なく目を落としたことから新たな受難(?)が始まります。


なんだかんだで資料作成を終えて、ほっと一息ついたA君。
午前中のビッグジョブを終えて安心したのも束の間、ふと目にした卓上カレンダーを見て大切なことを思い出します。


「しまった。今月の終わりに開催予定のイベントに使う備品、稟議を通さなければいけないものがあったっけ・・・」


A君の勤める会社では、10万円以上のものを購入する場合は稟議を通す決まり。
今回必要と考えている備品の代金は12万円。
つまり、このままでは購入することができないのです。

急いでインターネットのWEBサイトで注文期限や納期を確認。
すると今週中に発注しなければ、イベントに間に合わないということが判明します。
「稟議書を作成して、回覧してもらわないといけないな」

印刷した稟議書を回覧し、順調に承認をもらっていくA君。
あとは、システム部のN課長に内容の確認と承認をしてもらえれば完璧だな、と
すっかり安心してしまっているよう。

しかし、そのN課長の姿を今日は一度も見ていないことに気が付きます。
「そのうち戻ると思うけど・・・心配事を先延ばしにするのも嫌だし、
一応何時帰社か確認してみるか」
軽い気持ちでシステム部の同僚にN課長の帰社時間を確認すると、衝撃の事実が告げられます。

「N課長なら急遽海外顧客のシステムエラーの対応をするために現地出張に行ったぞ。
帰国は・・・確か来週火曜って言ってた気がしたけど?」


・・・・・・え、今、日本にすらいないの・・・・?

 

血の気が引くとはまさにこのこと。
イベント参加時は絶対不可欠な備品だから、何が何でも発注を行わなければいけないのに!

朝の一件もあり、若干気まずい思いをしながら上司に相談をしたところ、
案の定盛大なため息をつかれながらも、N課長に連絡を取ってもらうことができたA君。
最終的には代理という形でありながらも承認をもらうことができましたが・・・・
「そもそも今週中に発注する備品の稟議を今通すのは遅い、これからはもっと先を見て行動するように」

本日二度目のお小言を頂戴してしまったA君。
仰る通りすぎて、顔を上げることができません・・・。

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余裕をもっての行動というのは大切なモノ。
ただ、うっかり忘れてしまった時に限って・・・ということ、ありますよね?
そんな方々には、ワークフローのシステムをお勧めします!



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